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解決方案

實物印章管理解決方案

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實物印章管理整體解決方案

 

  業背景
 
  印章是一個單位合法性、權威性的標誌,直接代表著其權力、憑信和責任。現在大型集團、政府機構等分支機構遍布全國各地,機構眾多且管理水平參差不齊,再加上普遍實行統一法人體製,因此單位印章的使用頻率和所蘊含的風險較之一般單位自然就大得多。如果製度嚴密,操作規範,會對強化內部管理、有效預防各種私蓋印章等詐騙案件起到可靠的屏障作用;反之,如果製度不完善或疏於管理,稍有不慎,所隱含的風險就會釋放,對企業資金和信譽造成嚴重影響。
 
  在現有的印章管理製度下,大多數采用的是集中總部統一蓋章或分子公司設立印章管理專員,用印人員要詳細登記用印的主要事由、用章次數,連同要用印的全部材料交分管領導簽批。很多工作人員用章登記不詳細,用印次數登記不準確,造成很多偷蓋,多蓋及違法蓋章的情況,由於登記簿方式不方便事後核查及核對,因此紙質管理方式給企業的規範用章造成極大的困擾。而且效率低下,管理成本較高。
 
  在最近幾年發生的多起詐騙案件中,行政印章管理不嚴、亂用亂蓋是造成案件的重要因素。且此類案件大多發生在分子公司和辦事處。
 
  印章印章物聯網係統,從印章管理和使用的角度來為總部實現對分支機構的內部控製與有效管理。係統地對企業的印章從保存、審批、使用、監管等環節進行全麵記錄和展現,並實行分級(總部、分子公司、辦事處)管理,逐級負責多次審批,權責分明,大大降低行政和業務印章操作風險;總部管理部門可以逐級非現場監控轄屬各分子公司、辦事處印章使用的詳細情況,使管理人員能及時發現問題、采取措施,加強防範,強化內控機製。進而規避風險,提高行政和印章的電子化、自動化管理水平。
 
  解決方案
 
  群傑印章物聯網平台充分利用物聯網技術,對印章進行遠程授權管理,有效的實現了用印前審批、設備代替人進行管理;用印過程被記錄下來,大大降低了印章使用的法律風險和管理成本,提高工作效率。
 

 

  群傑印章物聯網平台由物聯網管理平台和物聯網設備終端兩部分構成:
 
  ● 管理平台
 
 
軟件管理平台主要是用於印章使用申請、審批、數據統計分析及遠程管理控製印章設備終端。
 
  ● 印章物聯網設備終端
 
 
 
印章物聯網設備終端主要是用於密封實物印章,做到人印分離;同時對用印人員的身份進行認證並記錄整個用印文件,對文件進行存檔。
 
  印章物聯網平台應用價值
 
  降低法律風險:設備終端實現人印隔離,設備按授權指令蓋章,用印全過程被記錄可以責任到人。
 
  節約管理成本:設備終端代替人工蓋章,對印章進行保管,可以減少人員管理成本;設備在用印現場使用,減少差旅、快遞等辦公成本。
 
  提高工作效率:實現遠程對用印現場的申請進行審批授權,響應快、效率高。
 
  風險管控創新:利用前沿的物聯網技術,規範印章使用,進行管理創新。
 
  品牌形象提升:讓社會/合作夥伴感受到先進的印章管理辦法,提升企業品牌,產生潛在價值。
 
 
印章物聯網,讓印章使用更安全、管理更智慧!